El objeto de estudio de la Documentación

ARIEL SÁNCHEZ ESPINOZA
Facultad de Humanidades
Universidad Autónoma del Estado de México



ANTECEDENTES DE LA DOCUMENTACIÓN

El término Documentación se refiere a una disciplina académica que ha sido objeto de análisis lingüísticos para clarificar su pertinencia e importancia en el campo científico. En latín los términos documentatio y documentum, en singular y plural, tienen el significado de instrumento de prueba en el terreno jurídico o en el gramático, y sobre todo, las de precepto, enseñanza o doctrina moral.(1) Para López Yepes, desde el punto de vista de la evolución semántica, el documento puede ser considerado instrumento de cultura, instrumento de conocimiento y de fijación de la realidad.(2)

El autor alude a la reflexión de Ortega y Gasset para demostrar la faceta del término como instrumento de cultura y nos dice que el hombre, para perfeccionar su estancia en la tierra creó “el documento como precioso instrumento, como técnica de información que ha hecho posible la generación de nuevos mensajes o la regeneración de los antiguos”. No obstante, la difusión del vocablo, en su segunda acepción, sólo fue posible hasta la segunda mitad del siglo XIX, en que el movimiento documental había propagado su uso.(3)

La palabra documento se usó por primera vez a finales del siglo XIV, con el significado de enseñamiento o consejo moral. Este significado mantiene su contenido semántico durante los siglos XVI y XVII y es el único que rescata el Diccionario de Autoridades a comienzos del XVIII. Una centuria más tarde se agrega una segunda acepción en el Diccionario de la Real Academia que establece que es “[...]la escritura o instrumento en que se prueba o confirma alguna cosa”.

En ediciones posteriores (1844) aparecieron las voces derivadas: documentalmente, documentar y documentación, sin embargo, fue hasta 1914, cuando se otorgó a la palabra documentación un doble sentido: “acción y efecto de documentar” y “conjunto de documentos que sirven para este fin”, con esto se legitimó el término, pero no se le otorgó un carácter de disciplina científica en los diccionarios, más bien el de un neologismo, resultado de la traducción del término francés documentation, acuñado por Paul Otlet en 1903, quien sí le concede el carácter de ciencia y así lo consignan los autores del Webster Dictionary.

En 1907 Otlet definió a la documentación como:

Facilitación del uso de todas las fuentes gráficas o escritas de nuestro conocimiento, agrupado en documentos de todo tipo, principalmente textos impresos. Esos documentos consisten en cualquier representación o expresión y objeto, hecho o una impresión por medio de cualquier signo (escritura, gráfico, diagramas, símbolos, etc.)(4)

Es importante hacer notar que Otlet no tuvo una definición acabada, pues conforme su conocimiento iba permeando en ese corpus teórico, su definición fue objeto de precisiones. Así para 1920, influido por los grandes principios del positivismo, el relativismo del conocimiento y la formación histórica de los conceptos, la definió como:

[...]todos los medios apropiados para la transmisión, comunicación y diseminación de la información y datos de investigación (libros, publicaciones periódicas, periódicos, circulares, catálogos, etc.), en una palabra todos los tipos documentos que contienen texto o imágenes.(5)

En esta definición Otlet esboza elementos del concepto que inciden en diferentes tipos documentales, un término general, de validez universal para las áreas cuyo objeto de conocimiento es la información contenida en un soporte. Bajo este esquema, en su tratado de Documentación, ofrece una definición que modela y caracteriza a la documentación como disciplina, la cual –bajo su propia concepción Otletiana–, emerge a partir de la bibliografía científica y de las necesidades informativas de esa comunidad.

No obstante, los estudios de Otlet no tuvieron aceptación inmediata dentro de la comunidad de bibliotecarios, los únicos que se sumaron al movimiento fundacional en el mundo angloamericano de la Documentación fueron los special librarians, personas que estaban desarrollando tareas informativas en áreas científicas y técnicas muy concretas, en las que se habían formado muchos de ellos. En 1908, el grupo encabezado por el norteamericano John Cotton Dana, empleó por primera vez el concepto de Special Librarianship, Debido a los desacuerdos, Cotton se separó de la American Library Association y creó una nueva sociedad: Special Libraries Association. De modo parecido, en 1924, se fundó en Gran Bretaña la Association of Special Libraries and Information Bureaux (ASLIB), cuya máxima figura sería el químico australiano Brian Vickery, uno de los grandes documentalistas de nuestro tiempo.

Gracias al interés que despertó la obra otletiana, en 1921 se creó la Nederlandas Instituut voon Documentatie, la primera institución nacional orientada al estudio de la Documentación y, para 1937, se fundó el American Dcumentation Institutte, que se ocupó principalmente de tareas de la reprografía y no fue sino hasta después de la Segunda Guerra Mundial, cuando se introdujo formalmente el término que diferenciaba a los bibliotecarios de los documentalistas; mientras los primeros poseían una formación humanística, los segundos debían tener una preparación cinética en la correspondiente área, lo que ubica a la documentación en un nivel más especializado.

A partir de ahí, el concepto y la disciplina han continuado por una fase de desarrollo y consolidación. Los criterios mínimos que permiten avanzar hacia una definición de Documentación son los siguientes:

  • Un criterio pluralista, desde el ordenamiento que representan las distintas teorías y escuelas con idéntico objetivo.
  • Un criterio que considera la investigación científica, la obtención de nuevo conocimiento en general y la información para la acertada toma de decisiones como motor de este sector de conocimientos lo que es propio de un quehacer de alto sentido teleológico, que cumple su misión al remediar una necesidad de información.
  • Un criterio que acepte la independencia de la Documentación, es decir, su carácter de área de conocimiento autónoma, interdisciplinaria y de generalidad en relación con el resto de las disciplinas y actividades sociales para las que aquella actúa como saber instrumental.
  • Un criterio que atribuye auténtica operatividad al quehacer documental cuando se aplica a una disciplina, bien en su devenir investigador, bien en su aplicación como actividad en el medio social.
  • Un criterio que vincula la realización del proceso documental –y aún la naturaleza de la disciplina documental– al contexto organizado o sistema donde tiene lugar dicho proceso, el cual está caracterizado por las crecientes necesidades de información y ha sido modificado por el componente altamente tecnológico (“el medio es el mensaje”) que caracteriza a la sociedad de la información de nuestros días.

En cuanto a la denominación de esta disciplina, cabe hablar de cierta explosión terminológica. No obstante, la urgencia de llegar a un determinado consenso ha sido propuesta por numerosos autores que, incluso han apelado al estudio de la evolución de los nombres a fin de conformar mejor la definición que, como todas las que corresponden a una disciplina, debería expresar en un solo término el conjunto de problemas e ideas que pertenecen exclusivamente a su ámbito de trabajo, el que le otorga identidad y reconocimiento por parte de la comunidad científica. Desde la perspectiva de los españoles la documentación tiene carácter de ciencia.(6)

En efecto, desde la década de los setenta del siglo XX, José López Yepes señaló las propiedades de la ciencia de la documentación con base en las siguientes premisas:

  1. La ciencia de la Documentación es ciencia y es información. Como ciencia se enmarca en el contexto de la Ciencia de la Ciencia y, por ello, utiliza los conceptos de la misma. Como información se aprovecha de los conceptos de las ciencias de los procesos informativos. Los dos componentes se unen para estudiar los procesos de comunicación científica tendentes a establecer las bases de nuevos conocimientos.
  2. La Ciencia de la Documentación es generalizadora en sentido objetivo (...), como rama de la Ciencia de la Ciencia para establecer la mayor perfección del proceso de comunicación científica, pero, también, es una disciplina (...) especializada (...) por cuanto debe dirigirse al perfeccionamiento de los procesos de comunicación de la información científica en un campo de saber determinado.(7)

Así, de acuerdo con los académicos hispanos, la Documentación es una ciencia general cuyo objeto es el documento en todas sus facetas y propiedades y que, como la lógica o la lingüística, es también auxiliar de otras disciplinas, las cuales deben acatar sus normas en las formas documentales. De acuerdo con Marlery Sánchez Díaz y Juan Carlos Vega Valdés, la documentación posee un cuerpo sistemático de conocimientos como: a) ciencia y doctrina; b) técnica; y c) organización. Como ciencia estudia de todos los aspectos del documento, 3. Como técnica estudia todas las reglas y la instrumentación relativa a las operaciones de producción, circulación, conservación y uso de los documentos. Finalmente como organización estudia la del trabajo individual, institucional y cooperativo relativo al documento en todos los campos.(8)

Partimos de la idea de que Documentación es la rama del saber integradora de todos los saberes y oficios relacionados con el documento; general e instrumental al servicio de todos los saberes y actividades sociales; informativa por cuanto tiene como objeto de estudio un proceso de carácter informativo; especializada, cuando se hace operativa al servicio de una determinada disciplina o actividad social y por último científica, cuando sirve de cimiento para la obtención de nuevo conocimiento científico.

EL PROCESO DE LA DOCUMENTACIÓN

El proceso de la documentación surge en las grandes bibliotecas, a mitad de la década de 1870 al tornarse la investigación científica más especializada, cuando los procesos de generación y difusión del conocimiento empezaron a optimizar las técnicas básicas de la bibliografía, la catalogación y la clasificación, preparándose así el camino para la documentación.

Desde una perspectiva bibliográfica o de información científica, Otlet y La Fontaine utilizaron las clasificaciones bibliotecológicas en boga –singularmente la de Dewey– las cuales perfeccionaron para utilidad de la Documentación y de la propia Biblioteconomía.

Otlet y La Fontaine institucionalizan, entonces, las actividades de la información científica, actividades que tienen los precedentes más notorios en las tareas bibliográficas iniciadas en el Renacimiento y en el comienzo de las publicaciones periódicas de carácter científico de la segunda mitad del siglo XVII.

Con la creación del Instituto Internacional de Bibliografía en 1892 se propone, desde una perspectiva integral y universal en todas sus formas, la resolución del problema de la información de las fuentes en la investigación científica –problema generado, fundamentalmente, por el crecimiento desmesurado de la bibliografía científica y la explosión documenta– con la elaboración del Repertorio Bibliográfico Universal y la Cooperación bibliográfica internacional en todos los órdenes.

OBJETO DE ESTUDIO DE LA DOCUMENTACIÓN

Bajo la perspectiva Otletiana, la Documentación elabora los datos científicos y técnicos relativos a cuatro objetivos fundamentales:

  • El registro del pensamiento humano y de la realidad exterior en elementos de la naturaleza material llamados documentos.
  • La conservación, circulación, utilización, catalogación, descripción y análisis de estos documentos.
  • La elaboración, de documentos más complejos a partir de documentos simples, así como la integración de conjuntos de documentos con la ayuda de documentos particulares.
  • El registro de los datos de un modo cada vez más rápido, directo y exacto, al mismo tiempo analítico y sintético, de acuerdo con un plan cada vez más amplio, enciclopédico y universal.

En síntesis, el objeto de estudio de la documentación se basa en el concepto de información documental y en el concepto del proceso documental, este último como un proceso informativo de naturaleza peculiar por cuanto se da en él una actividad de recuperación de mensajes informativos emitidos en procesos anteriores, además de que mediante su conservación y tratamiento técnico se difunden los mensajes transformados con la finalidad de que sirvan de fuente de información para nuevo conocimiento o para una acertada toma de decisiones en las organizaciones, empresas e instituciones.

La documentación enfrenta actualmente una profunda problemática teórica. L. A. Dick ha argumentado que gran parte de esta incertidumbre se deriva de cuatro elementos fundamentales: la fuerte discusión que se ha suscitado acerca de los enfoques individualistas y los sociales, las indecisiones respecto a cuál es la metodología científica más adecuada, la reticencia a llamar fundamentos conceptuales a lo que únicamente se consideran perspectivas teóricas, y la ausencia de una crítica seria en torno a las nuevas corrientes conceptuales, las que emergieron para ocupar el vacío dejado por el positivismo como paradigma básico.(9)

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

A finales de la década de los sesenta del siglo XX y poco después del movimiento norteamericano cristalizador de la Information Science, va tomando fuerza el concepto alemán de Información y Documentación. Las bases de la concepción alemana y su correspondiente definición arrancan del concepto de información expuesto por Koblitz en 1969 y 1975. Información es, en efecto, palabra polisémica, ya que indica el proceso y el objeto de la información al mismo tiempo. La información como proceso se denomina con frecuencia actividad de información y puede ser definida como un complejo de acciones determinadas que comprende la producción, acumulación, recuperación y provisión de la información, involucra también la transferencia y la recepción. Generalmente, la actividad informativa supone la obtención, proceso, almacenamiento y distribución de la información, a cuya expresión se ha añadido tratamiento y proceso, comprende no sólo el origen de la información inicial (primaria), sino también los resultados de su tratamiento (por ejemplo: a través del resumen) o del proceso de los productos tratados. La recuperación de la información acumulada está en el mismo plano que el almacenamiento de la información.

Dentro del sector de la información social organizada y fundamentalmente de la información especializada, Koblitz ubica la actividad desplegada por la ciencia de la Información y Documentación, que se configura como “Campo de actividades en la información social organizada, cuyo propósito es cooperar en la eficaz coordinación de contactos informativos y comunicativos entra las personas en el seno de la sociedad humana”,(10) el autor agrega que las tareas específicas de esta área del conocimiento consisten en: proporcionar información de alta calidad a todos los usuarios potenciales, informar acerca de los avances científicos, ya sean nuevos conceptos, conjeturas, teorías, hipótesis o predicciones, de todas las esferas de la actividad humana, todo ello sobre la base del análisis de las necesidades del usuario en la información documental. Solo se podrá suministrar información por medio de la oportuna planificación de la información y de la continua búsqueda de procedimientos eficientes para la producción, almacenaje, recuperación y diseminación de información documental.

José María López Piñero escribió, en 1977, a propósito de las relaciones entre información, ciencia y sociedad y define su posición respecto de la Documentación:

Una vez se ha sentado el diagnóstico (...). La terapéutica indicada (…) se llama “Information Science and Technology” (…). Se trata, en efecto, en primer término de un saber científico, de una estructura doctrinal rigurosa, acerca de la naturaleza, la producción y el consumo de la información científica. Saber que en el contexto de la llamada “ciencia de la ciencia” se está construyendo sobre un sólido fundamento, especialmente matemático, lingüístico y científico-social. (…) en segundo lugar, se trata de una tecnología (…) con recursos tan revolucionarios como el tratamiento automático de la información (…). Tenemos que incorporarnos (…) a la nueva era (…) cuyos protagonistas son equipos de profesionales cada vez más numerosos y diversificados. Equipos que exigen expertos en estadística y en biblioteconomía, en informática y en análisis documental, en ciencias sociales y en recuperación de la información, en semántica y en reprografía; personas que vengan de las humanidades o de la tecnología, de las ciencias sociales o de las ciencias de la naturaleza; profesionales con el talante analítico del investigador, con la mentalidad pragmática del técnico o con el carácter activo del organizador.

A su vez, José López Yepes, al comienzo de su obra Teoría de la Documentación (1978), plantea que la Ciencia de la Documentación aparece como ciencia para la ciencia, como coadyuvadora a establecer las causas últimas de otras ciencias por medio de diferentes alternativas –instrumentos o procesos documentales– ofrecidos a aquellas. Todo ello sin perjuicio de que por sí sola procure desarrollar los métodos ad hoc de trabajo y los estudios pertinentes para su desarrollo como ciencia.

(...), la Documentación busca las causas últimas de la comunicación de la Ciencia, de todos los procesos que posibiliten la transmisión última de los conocimientos científicos con el fin de convertirlos en fuentes de nuevos conocimientos.

En cuanto al término Documentación

  • Como Ciencias de la Documentación, esto es, el conjunto de disciplinas que tienen por objeto de estudio de un proceso informativo en el que se da una actividad de recuperación de mensajes emitidos en procesos anteriores y que, mediante análisis y tratamiento técnico se comunican transformados con la finalidad de que sirvan de fuente de información para la obtención de nuevo conocimiento o para la toma de decisiones.
  • Como una de las Ciencias de la Documentación que tiene como objeto de estudio aquella parte del proceso documental consistente en la recuperación o difusión de mensajes documentarios y su aprovechamiento por parte del sujeto receptor a usuario, con el fin de que sirvan de base para la obtención de nuevo conocimiento o para la toma de decisiones. O, de modo más sintético, Documentación es la ciencia general que tiene por objeto el estudio del proceso de adecuación y transmisión de las fuentes para la obtención de nuevo conocimiento.
  • Desde el primero de los supuestos, el término documentalista comprende de hecho el conjunto de profesionales y estudiosos que son sujetos emisores del proceso informativo-documental y que desempeñan su función en las distintas fases del mismo: producción, tratamiento y difusión de los diversos mensajes documentales y que aunque mantengan su antigua o nueva denominación tradicional (archiveros, bibliotecarios, bibliógrafos, documentalistas...), están ubicados en el marco más amplio del profesional de la Información y Documentación.

CONCLUSIONES

El término documentación, como se ha visto a lo largo del texto, denota una pluralidad conceptual toda vez que en él incide el proceso documental como eje trasversal de disciplinas científicas.

En el área que nos ocupa podemos diferenciar, de acuerdo con lo expuesto en el documento, a la bibliotecología de la documentación en el nivel de especialización y profundidad con el que cada una lleva a cabo dicho proceso; mientras que los bibliotecarios pensaban en la documentación como un nivel de especialización de la bibliotecología, la documentación por sí misma desde el punto de vista disciplinar denotaba una actividad de enseñanza que más adelante se aplicó al tratamiento de todos los soportes de información existentes, en donde se destaca que el objeto de estudio de la documentación descansa en el análisis de esos soportes como apoyo a la investigación científica, siguiendo con una línea Otletiana.

Desde el punto de vista epistemológico sólo la corriente española le ha otorgado un carácter de ciencia, mientras que la en corriente norteamericana existen aún serias divergencias en el plano lingüístico.

Para el caso de las ciencias de la información documental resulta pertinente el término cobijado bajo la perspectiva española de ciencias de la documentación, en el sentido de que todo documento (libros, revistas, impresas y digitales) constituyen en sí un documento y lo único que las diferencia son las particularidades de sus procesos documentales, pero que, en esencia, coinciden en tres funciones básicas: el resguardo, el tratamiento y la recuperación.

El carácter científico o pragmático de la documentación, en nuestro contexto, aún tiene vacíos conceptuales y metodológicos que deberán ser considerados para llegar a una armonización conceptual.

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  1. María Luz Terrada. Historia del concepto de Documentación. En
    http://www.ucm.es/BUCM/revistas/inf/02104210/artículo/DCIN8080/0229.PDF
  2. José López Yepes. “ Reflexiones sobre el concepto de documento ante la revolución de la informaciòn” En: Scire. Representación y organización del conocimiento, vol. 3, nº 1, enero-junio 1997, pp. 11-29.
  3. José López Yepes. “ Reflexiones sobre.., pp. 13.
  4. Paul Otlet. “The systematic organisation of documentation and the development of the internation Institute of Bibliography”. En: Paul Otlet. Selected seáis of Paul Otlet. Ámsterdam: Elsevier, 1990. p. 105-111.
  5. Paul Otlet. The Systematic….Op.cit.
  6. Valentino Morales López. Análisis conceptual e histórico de los paradigmas de la Bibliografía, la Bibliología, la Bibliotecología, la Documentación y la ciencia de la Información. México, UNAM, 2003.
  7. José López Yepes. Teoría de la documentación. Pamplona: EUNSA, 1978.
  8. Marlery Sánchez Díaz y Juan Carlos Vega Valdés. “Algunos aspectos teórico-conceptuales sobre el análisis documental y el análisisde información.” En: Ciencias de la Información Vol. 34, No. 2, agosto, 2003 pp. 49-60
  9. A. L. Dick. “Epistemological positions and library and information science”. Library Quarterly, 1999, 69(3), 305-323. De la misma forma opina B. C. Vickery, “Metatheory and information science”. Journal of Documentation, 1997, 53(5), 457-476. y J. Zwadlo, J. “We don’t need a philosophy of library and information science: we’re confused enough already”. Library Quarterly, v 67, n 2. pp. 103-21. Apr 1997.
  10. A. L. Dick. Epistemological positions and library and information science. Library Quarterly, 1999, 69(3), 305-323.

BIBLIOGRAFÍA

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