El control de autoridades de nombres personales en la Biblioteca Nacional de México

Evelia Santana Chavarría
Aurora Serrano Cruz
Gloria Vargas Sesma
Biblioteca Nacional de México, Instituto de Investigaciones Bibliográficas, UNAM, México

 

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como objetivo compartir nuestra experiencia en el control de autoridades de nombres personales, actividad primordial para el control bibliográfico, pero al mismo tiempo busca darles a conocer los criterios y políticas que se han tomado al establecer los registros de autoridad y aplicar las reglas establecidas que deben reflejar la normalización de los puntos de acceso con la finalidad de controlar y recuperar la información en el catálogo. También expone la actividad de colaboración con el Programa NACO de la Library of Congress, siendo éste el que surge como origen para hacer la adecuación de los procedimientos que se tenían en la Biblioteca.

 

ANTECEDENTES

El inicio del control de autoridades de nombres personales en forma sistemática se da a partir de nuestra participación en el Programa de Cooperación de Autoridades de Nombres (NACO), para contribuir con registros de autoridades a la base de datos maestra de la LC a través de OCLC. El Programa NACO establece una serie de pautas para las bibliotecas participantes en el proyecto con autores nuevos; la estructura de los nombres debe corresponder con las normas vigentes (RCA2) con enfoque a las interpretaciones de las reglas de la LC (Library of Congress Rule Interpretations).

Parte fundamental de todo esto es el uso y la forma del nombre que se refleja en la etiqueta 670 del Formato MARC Autoridades, la cual debe estar basada en los datos que nos aporte el documento (título, año de publicación, forma como aparece el nombre al cual le estamos estableciendo la autoridad. (Figura 1)

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Fig. 1. Registro de autoridad de nombre personal. Biblioteca Nacional de México

 

Esto para el trabajo de catalogación ha representado un cambio total, puesto que teníamos como práctica asentar o establecer un nombre personal a partir de la búsqueda bibliográfica en otros catálogos, porque se tenía la idea de un asiento único para un autor y si otra entidad bibliográfica ya había establecido el nombre debíamos respetarlo y dejarlo así registrado en nuestro catálogo, considerando que de esta forma se unificaba el punto de acceso.

Esto no significa que hubiera irresponsabilidad en el trabajo de catalogación, pues se percibía que también el nombre que se tomaba estaba apegado a normas y por otro lado tampoco existían las pautas para el control de nombres que conocemos ahora; muchas veces aún cuando se trabajaba en tarjetas se hacía una referencia a “véase”. Por otro lado cuando se automatizaron los procesos y los sistemas elegidos no se incluía el módulo para realizarlo, ya que ni siquiera nos permitían hacer las referencias básicas.

Entre las prácticas que manteníamos se encontraban:

  • Se le asignaba fecha de nacimiento y muerte cuando se encontraba en la Library of Congress.
  • Se respetaba el nombre tal como se localizaba en el catálogo de la Library of Congress (se incluían todos los elementos que conformaban el asiento de autor).
  • Se les asignaba fecha de nacimiento y muerte si se encontraba en una obra de consulta o aparecía estaba en alguna parte del mismo documento que se estaba catalogando.
  • Se asentaba de la forma más completa sí se encontraba en alguna obra de consulta.
  • Si encontrábamos varias formas en el índice de un nombre seleccionábamos como válida la que tenía más registros asociados.

 

Como podemos observar, al establecer un asiento del nombre éste estaba más apegado a los resultados de la búsqueda bibliográfica que a la normatividad establecida en las RCA2. Además se invertía más tiempo en buscar en obras de consulta datos que muchas veces no eran necesarios.

No obstante, el trabajo para elegir los asientos personales se realizaba conforme a procedimientos y políticas que buscaban uniformidad para que existiera un control bibliográfico. El propósito se cumplía y se veía reflejado en el catálogo oficial y el catálogo destinado al público. Aunque en ciertos casos representaba una especie de acertijo para catalogadores y usuarios el hecho de identificar cuál era el asiento que se había elegido.

 

EL CONTROL DE AUTORIDADES DE NOMBRES PERSONALES EN LA BIBLIOTECA NACIONAL

Con toda esta problemática nos incorporamos al Programa de Autoridades NACO, y empezamos entonces a cuestionar la práctica que teníamos al establecer los nombres personales y lo que nos pedía NACO para dar de alta en su base de autoridades los nombres que fueran nuevos. Así, nos encontramos con una nueva forma de elegir y establecer los nombres de autores personales y sobre todo tuvimos que ajustarnos a los lineamientos para elaborar los registros de autoridad, lo cual no ha sido una tarea fácil sobre todo por lo que se refiere a los autores que ya tenemos registrados.

En la base de autoridades identificamos estos registros con la etiqueta 670 en la cual se justifica el origen de la información, en este caso se trata de “BNM base bibliográfica” y la fecha en que se realizó la consulta.

Esta nueva forma de trabajo ha representado el establecimiento de lineamientos que nos permitan una mejor toma de decisiones. Los siguientes ejemplos son una muestra de los lineamientos que hemos establecido.

 

POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

  1. Asientos que están en una sola forma en el índice.
    Aquí podemos considerar que no hay ninguna dificultad, sin embargo cuando revisamos los registros bibliográficos y encontramos que hay más formas en la mención de responsabilidad, éstas las incorporamos al registro de autoridad como envíos, puesto que son variantes que de otra manera no se recuperan y no considerarlos implicaría una pérdida de información. (Figura 2)

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    Fig. 2. Registro de autoridad de nombre personal. Biblioteca Nacional de México

     

  2. Ante asientos que se presentan de varias formas en índice y que corresponden a la misma persona se elige “el nombre por el cual se le conoce comúnmente” (RCA2, 22.1) (Figuras 3 y 4).
    Ejemplo:

    • Fierro Grossman, Julieta
    • Fierro Gossman, Julieta Norma
    • Fierro, Julieta.


    Después de hacer una revisión de las formas como aparece en la mención de responsabilidad, determinamos elaborar el registro de autoridad por la forma breve del nombre porque es la más frecuente en los registros que se tienen en la base de datos.

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    Fig. 3. Registro de autoridad de nombre personal. Biblioteca Nacional de México

    Las variantes se registran en una etiqueta 400 para que sea posible recuperar por cualquiera de las formas, tanto la autorizada como las variantes.

    Otro ejemplo es el de Guillén, Fedro Carlos, en el índice estaba reunida su obra bajo (Guillén, Fedro Carlos; Guillén Rodríguez, Fedro C.; Guillén Rodríguez, Fedro Carlos) y al revisar los registros encontramos otras variantes en las menciones de responsabilidad bajo (Fedro Guillén Rodríguez y Fedro Carlos Guillén) por lo que agregamos en el registro de autoridad estas otras variantes en un 400.

    Además una de estas obras mencionaba la fecha de nacimiento (Fedro Carlos Guillén) solapa (Ciudad de México, 1959) información que nos ayudó a distinguirlo de otro autor con un mismo nombre pero con diferente fecha de nacimiento.

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    Fig. 4. Registro de autoridad de nombre personal. Biblioteca Nacional de México

  3. Asientos en una sola forma pero que corresponden a personas distintas por ejemplo: Palou, Pedro Á. (Pedro Ángel), 1932- (padre); Palou, Pedro Ángel, 1966- (hijo) (Figuras 5 y 6).

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    Fig. 5. Registro de autoridad de nombre personal. Biblioteca Nacional de México


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    Fig. 6. Registro de autoridad de nombre personal. Biblioteca Nacional de México

     

  4. Asientos de autores cuyo apellido puede ser un nombre de pila:
    Por ejemplo el autor, Emilio Roger Ciurana lo teníamos asentado por Ciurana, cuando llegó un nuevo título del autor que incluía la catalogación en la fuente (CIP), el asiento estaba como Roger Ciurana; en el catálogo de autoridades de la Library of Congress se encontraba por Ciurana. Como es un autor español realizamos la búsqueda en la Biblioteca Nacional de España y lo encontramos por Roger Ciurana. Ante esto decidimos enviar un correo al autor, y a través de este medio nos confirmó que sus apellidos eran Roger Ciurana. Elaboramos la autoridad y también fue posible modificar el asiento en la base de NACO. (Figuras 7 y 8)

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    Fig. 7. Registro de autoridad de nombre personal. Biblioteca Nacional de México


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    Fig. 8. Registro de autoridad de nombre personal. Library of Congress

     

Como se puede observar, hacer registros de autoridad con autores que ya están en la base de datos resulta más costoso por el tiempo que se invierte en la búsqueda y la confrontación de la información con otras fuentes (catálogos en línea y páginas electrónicas), sin embargo es una actividad necesaria.

Dentro de nuestros procedimientos tenemos establecido que cuando un documento nuevo llega a la biblioteca y es de un autor que está registrado en la base de datos de diferente forma, se procede en ese momento a elaborar su registro de autoridad, ya que de no hacerlo así, más tarde el problema se revierte o se complica, pero lo más grave es la dispersión de la información en el catálogo.

 

IMPACTO EN LA PARTICIPACIÓN AL PROGRAMA COOPERATIVO (NACO)

El hecho de participar en programas cooperativos de catalogación y de autoridades tiene un gran impacto en el control bibliográfico, porque cada institución participante aporta la información de acuerdo con sus documentos con base en la normalización y apegándose a políticas establecidas para los puntos de acceso; esto significa que cada institución puede aportar las variantes que se puedan presentar en el caso de autores personales, y en algunos otros casos la forma única puede variar en un registro para un programa cooperativo y la institución que lo aporta. (Figuras 9-11).

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Fig. 9. Registro de autoridad de nombre personal. Biblioteca Nacional de México


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Fig. 10. Registro bibliográfico aportado por Biblioteca Nacional de México a Base de datos OCLC


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Fig. 11. Registro de autoridad de nombre personal. Library of Congress

 

Con lo anterior no se quiere decir que no exista control, sino todo lo contrario: existe el registro de las variantes en las que se ha presentado el nombre y por ello las bibliotecas que consultamos esta base para hacer el trabajo de catalogación debemos estar pendientes de que no sólo se trata de copiar el registro y pegarlo con el fin de querer evitarnos el trabajo de control de autoridades que debe realizar cada biblioteca.

 

CONSIDERACIONES FINALES

Nuestra experiencia en la gestión de registros de autoridad de nombres personales se ha fortificado con nuestra participación en el programa NACO y hemos aportado nuevas autoridades de nombres personales y evidenciado la presencia de la Biblioteca Nacional como entidad bibliográfica. Esta participación ha modificado nuestra práctica basada en la búsqueda bibliográfica y nos ha acercado a una nueva forma de trabajo con los materiales bibliográficos que son de nuevo ingreso a nuestra base de datos, y hemos unificado criterios para elegir nuestra fuente principal de información.

Por otra parte, ahora vemos la gestión de autoridades de nombres personales como un requisito indispensable para el desarrollo de nuestro trabajo de catalogación, y nos aseguramos de que en la revisión de registros bibliográficos es esencial que los puntos de acceso están bien estructurados y un gran beneficio para los usuarios, a quienes les permite una mayor posibilidad de búsqueda y recuperación de la información.

Cabe también tener en cuenta la implementación de la nueva norma, las RDA (Resource Description and Access = Descripción y Acceso en Recursos) así como del modelo conceptual de entidades conocido por sus siglas en inglés FRAD (Functional Requirements for Authoririty Data = Requerimientos Funcionales para Datos de Autoridad) para un mejor desarrollo de las autoridades de nombres personales.

 

REFERENCIAS CONSULTADAS :

Reglas de Catalogación Angloamericanas. (2004). Bógota, D.C.: Rojas Eberhart Editores Ltda. 2ª ed., revisión de 2002, actualización de 2003.

Byrum, John D, Jr. NACO: a cooperative model for building and maintaining a shared name authority database. Http://www.sba.unifi.it/ac/relazioni/byrum_eng.pdf Consultado: Ago. 18, 2009.

García López, Carlos … [et. al.]. El control de calidad en los registros de la base de datos LIBRUNAM a través de los catálogos de autoridad : una experiencia práctica.

http://books.google.com.mx/books?id=MsLpdlX-l74C&printsec=frontcover&source=gbs_navlinks_s#v=onepage&q=&f=false.  Consultado: Ago. 20, 2009.

Gestión de un fichero de autoridades en el marco de la biblioteca digital de historia del pensamiento político “Saavedra Fajardo”

http://cicic.unizar.es/ibersid/Ediciones/Ibersid2009/Resumenes/Gestiondeunfichero.htm.  Consultado: Ago. 20, 2009.

Herrero Pascual, Cristina. El control de autoridades. http://revistas.um.es/analesdoc/article/viewFile/2621/2601.
Consultado: Ago. 18, 2009.

Miksa, Shawne D. Resource Description and Access (RDA) and New Research Potentials. www.asis.org/Bulletin/Jun-09/JunJul09_Miksa.pdf.  Consutaldo: Ago. 20, 2009:

Núñez, Sonia. El control de autoridades y el formato UNIMARC, evolución y desarrollo.

http://www.bpvillena.ohc.cu/index.php?option=com_content&view=article&id=272:ponencia-el-control-de-autoridades-y-el-formato-unimarc-evoluci-desarrollo&catid=49:evento&Itemid=47.  Consultado: Ago. 20, 2009