El proyecto InterPARES: un modelo de investigación archivística colaborativo, multinacional y transdisciplinario

JUAN VOUTSSAS M.
Universidad Nacional Autónoma de México



En otros documentos se ha presentado ya el proyecto InterPARES desde un punto de vista técnico, describiendo su objetivo, contenidos, avances, productos, etcétera. En esta ocasión, y con motivo de la temática del Coloquio, se describirá el proyecto desde el enfoque de su agenda de investigación, con el propósito de que sirva como ejemplo para la eventual construcción de otros proyectos con una estructura similar: colaborativa, multinacional y transdisciplinaria.

Independientemente de sus bondades y beneficios como proyecto de investigación archivística, éste tiene características de estructura y metodología que lo hacen un modelo muy interesante a seguir para construir otros posibles proyectos, pues ha probado ya su validez como estructura de investigación. El actual proyecto es resultado de un proceso evolutivo. El primer antecedente del proyecto se conoció como The Preservation of the Integrity of Electronic Records, también conocido como el Proyecto UBC –University of British Columbia o Universidad de la Columbia Británica del Canadá–.(1) Fue desarrollado por investigadores del campo de la archivística desde 1994 hasta 1997, y su objetivo era simplemente establecer las normas para la creación de registros electrónicos confiables y mantener su autenticidad durante su vida activa y semiactiva. Más adelante, la primera fase del proyecto –InterPARES 1– estableció los medios para valorar y mantener la autenticidad de los documentos electrónicos una vez que se vuelven inactivos y son seleccionados para su preservación permanente; el grupo de esta etapa abarcó a académicos y profesionales de diversas disciplinas además de la archivística, tales como el derecho, la historia, las tecnologías de información y las comunicaciones, la ingeniería y la química, que provenían de varias regiones del mundo para proponer su enfoque colaborativo. Sin embargo, durante esta etapa, los conceptos clave del proyecto y metodologías fueron extraídos casi exclusivamente de los campos de la diplomática y la ciencia archivística.

Para su etapa 2 y 3, InterPARES evolucionó más todavía; adicionalmente, contó con un grupo de trabajo multidisciplinario y multinacional que enriqueció aún más su enfoque y lo transformó en transdisciplinario, lo cual lo llevó a su máximo potencial. La segunda fase tuvo como objetivo desarrollar y articular los conceptos, principios, criterios y métodos que garantizan la creación y el mantenimiento de registros precisos y fiables, y la conservación a largo plazo de los documentos auténticos en el contexto de actividades artísticas, científicas y gubernamentales llevadas a cabo utilizando tecnología computacional interactiva y dinámica. El grupo de trabajo añadió, además, a científicos, especialistas de la banca y la industria, artistas y representantes de gobiernos de muchas partes del mundo. Por esto mismo su enfoque se fue volviendo cada vez más transdisciplinario.

Para la tercera fase, InterPARES 3, el proyecto aprovechó sus resultados anteriores y replanteó su objetivo, metas específicas y marco teórico de inicio y se volvió altamente aplicado. En esencia, este proyecto se gestó como un esfuerzo de investigación colaborativa cuyo objetivo era investigar y generar conocimiento original y práctico acerca de la problemática de la preservación de archivos digitales auténticos a largo plazo, y con este conocimiento, habilitar a las organizaciones medianas y pequeñas tanto de instituciones públicas como privadas, responsables de archivos digitales –emanados de actividades gubernamentales o de investigación, artes y entretenimiento, actividades sociales, etcétera–, para que fueran capaces de implementar un adecuado registro de aquellos archivos auténticos que satisfagan los requerimientos de sus organizaciones y las necesidades sociales de sus usuarios para garantizar su autenticidad y fiabilidad a largo plazo.

Las metas u objetivos específicos de la investigación fueron:

  • Impulsar un entorno que apoye el objetivo general de mostrar a las instancias regulatorias, de auditoría y tomadores de decisiones de políticas, que las actividades de preservación de archivos documentales digitales son esenciales en cualquier actividad que esas instancias deban regular, auditar o controlar.
  • Colaborar con organizaciones, programas o proyectos archivísticos de tamaño pequeño o medio, del sector público o privado, para el desarrollo de políticas, estrategias, procedimientos y planes de acción –sobre todo escalables– que puedan implementar con el fin de preservar materiales documentales digitales que han adquirido o piensan adquirir; todo ello gracias a las recomendaciones y productos resultantes de proyectos de vanguardia tecnológica.
  • Asesorar a organizaciones pequeñas y medianas –cuyos archivos son utilizados como casos de estudio– acerca de la aplicabilidad de las recomendaciones de InterPARES y otros proyectos en la creación y mantenimiento de archivos digitales confiables, así como validar los supuestos establecidos en la relación entre los encargados de la preservación y los creadores del archivo.
  • Evaluar la aplicabilidad de las soluciones de preservación de los proyectos mencionados en el punto anterior, en casos concretos identificados por los asociados –organizaciones bancos de prueba– por requerir atención inmediata, ya sea cuando los archivos digitales se encuentren en su custodia o cuando los mismos aún residan con su creador.
  • Elaborar y precisar los principios, teorías, métodos y conceptos provenientes de estos proyectos de investigación a partir de los resultados obtenidos de las acciones anteriores.
  • Establecer el cómo y el cuándo esos principios, teorías, métodos y conceptos pueden ser trasladados a otras jurisdicciones, independientemente de su entorno legal, administrativo o cultural. En el caso de no aplicar esto, determinar el porqué de esas circunstancias, precisando las medidas que deben ser tomadas para asegurar la adecuada preservación de los archivos documentales digitales.
  • Asesorar a esas organizaciones archivísticas pequeñas y medianas en lo relativo a aspectos legales que hayan sido identificados como obstáculos para la preservación digital a largo plazo, en especial aquellos que atañan específicamente a sus situaciones particulares.
  • Formular modelos para cada método posible de preservación y para cada objeto digital a ser preservado identificando, previamente, las implicaciones éticas para las personas y para la sociedad.
  • Crear modelos de evaluación capaces de medir el grado de éxito de las soluciones de preservación documental que hayan sido propuestas e implementadas.
  • Desarrollar modelos de costos de preservación para diversos tipos de documentos y archivos.
  • Desarrollar materiales de sensibilización y educativos que permitan: a) capacitar al personal de las organizaciones de archivo, pequeñas y medianas, para planear y llevar a cabo la preservación digital; b) asesorar a asociaciones profesionales para impulsar la carrera de sus agremiados; c) proveer a los planes y programas de estudio universitarios con contenidos y estructuras para dar cursos acerca de la preservación digital identificando diversas modalidades efectivas antes de otorgarlos.
  • Asegurar la divulgación del conocimiento producido por las investigaciones del proyecto –incluyendo casos reales e historias de éxito– por las comunidades pertinentes, a nivel local, nacional e internacional.
  • Establecer una sólida red de investigación y educación acerca de la preservación digital que quede fuertemente arraigada al interior de las comunidades bajo la influencia de las diversas organizaciones asociadas al proyecto, integrando así el trabajo académico con la acción social y comunitaria.

El marco teórico original del cual se partió hace una década era muy difuso, ya que en ese momento prácticamente no existía investigación ni desarrollo acerca de la temática de la preservación de archivos digitales. Una vez planteado un marco teórico mínimo de arranque, se estableció que la primera etapa del proyecto debía dedicarse, precisamente, a investigar y crear una serie de elementos y premisas teóricas que permitiesen fundamentar la teoría acerca de este tema, creando las bases teóricas y conceptuales sobre las cuales basar el resto de la investigación. Es decir, dada la carencia de bases teóricas sobre el tema, era necesario investigar y crearlas antes de poder establecer prácticas, estándares y recomendaciones al respecto. Así, la primera etapa del proyecto se dedicó a este esfuerzo, y como resultado de ella, se establecieron los principios básicos conceptuales sobre los cuales se basarían las siguientes etapas del proyecto.

PRINCIPIOS GUÍA

Multidisciplinariedad, Interdisciplinariedad, Transdisciplinariedad

Como se mencionó, el proyecto evolucionó a lo largo de estos tres enfoques. En una investigación global acerca de preservación de archivos digitales entran muchas disciplinas: obviamente la Ciencia Archivística, la Diplomática, las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC), la Ciencia de la Información, y un sinfín de aspectos legales, sociales, económicos, etcétera. Por esta razón, al cambiar las fases del proyecto, una de las premisas seleccionadas que le imprimieron mayor relevancia fue la de la transdisciplinariedad. Originalmente, en un enfoque multidisciplinario, se trata de examinar el mismo problema desde el contexto y enfoque particular de las diversas disciplinas, cada una de ellas por separado, y de buscar una solución dentro del entorno de esa disciplina, pero sin ninguna integración de teorías y métodos, para buscar al final la comparación de los resultados y optar por la mejor solución o soluciones. Posteriormente, se tomó el enfoque interdisciplinario en la medida en que sus objetivos y metas podían ser alcanzados solamente a través de la contribución de diversos aspectos: conocimientos, conceptos, principios y técnicas provenientes de una amplia variedad de disciplinas y campos integrados. Pero podía irse más allá: el enfoque podía y debía ser transdisciplinario. La transdisciplinariedad es multireferencial y multidimensional, mientras que la interdisciplinariedad involucra la transferencia de uno o más métodos o ideas desde una disciplina a la otra. La multidisciplinariedad involucra el análisis del mismo objeto por parte de varias disciplinas; la transdisciplinariedad, como el prefijo “trans” indica, implica pensar al mismo tiempo dentro, a lo largo y fuera de cada disciplina y más allá de todas las disciplinas. Su propósito es lograr un entendimiento de la realidad presente, elemento indispensable para lograr la unidad en el conocimiento. “Rigor, apertura y tolerancia son las características fundamentales de la visión y actitud transdisciplinaria. El rigor en el argumento, tomando en cuenta todos los datos disponibles, es la mejor defensa contra posibles distorsiones. La apertura implica la aceptación de lo desconocido, lo inesperado y lo imprevisto. La tolerancia implica el respeto al derecho de que otros tengan ideas y posturas diferentes a la nuestra”(2). El proyecto, entonces, debía estar regido por un enfoque transdisciplinario.

LIBERTAD DE INVESTIGACIÓN

El Proyecto InterPARES no preconiza a priori ninguna perspectiva epistemológica o definición intelectual. De hecho, cada investigador en cada caso de estudio debe identificar las perspectivas, protocolo y metodología que crea más idóneas para su investigación. Por lo mismo, el proyecto InterPARES fue concebido para ser construido como “conocimiento por capas”, lo cual significa que las nuevas partes del conocimiento serían construidas utilizando desarrollos anteriores del mismo proyecto; otra parte lo sería tomando las experiencias y conocimiento de otros proyectos afines y útiles a la preservación documental, y otra parte del conocimiento sería original e inédita, emanada del mismo proyecto.

ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL

Organizativamente, InterPARES está constituido por equipos humanos con un propósito grupal denominados “TEAM”. El nombre se seleccionó a propósito con la idea no sólo de representar a un equipo humano sino al propósito de ese grupo: TEAM: –Theoretical Elaborations into Archival Management o “Elaboraciones Teóricas para la Administración de Archivos”–. Por su doble significado, no traducimos la palabra al español y la dejamos en su idioma original. Estos grupos pueden ser regionales, nacionales o multinacionales y todos en conjunto formaron lo que se conoció como la “Alianza Internacional”. En su etapa final, la “Alianza Internacional” estuvo formada por los siguientes TEAMs: África, Brasil, Canadá con Estados Unidos, Cataluña, Colombia, Corea, China, Italia, Malasia, México, Noruega, Países Bajos, Reino Unido, Singapur y Turquía. Nuevos TEAMs podían agregarse a la Alianza Internacional enviando una solicitud formal escrita al Director del Proyecto InterPARES. Éste determinaría la viabilidad de la solicitud y emitiría una recomendación al TEAM Internacional, el que opinaría al respecto. La decisión se toma preferentemente por consenso, y de otra forma, por votación.

Cada TEAM tiene un director designado e integra cuatro posibles categorías de participantes en el proyecto: investigadores, asociados, ayudantes de investigación y el grupo de apoyo interno o staff del proyecto en sí. La sede central administrativa para el Proyecto InterPARES es la Universidad de la Columbia Británica del Canadá, UBC; en particular, su Escuela de Bibliotecología, Archivonomía y Estudios de la Información.

Los investigadores son individuos co-participantes en las actividades de investigación dentro del proyecto. Todos ellos deben ser parte de un TEAM dentro de la Alianza Internacional, desempeñar una parte activa en el trabajo de investigación y las actividades de su equipo en particular, y ser reconocidos dentro del TEAM como tales. Los investigadores pueden ser personal académico, personal profesional adjunto o personal profesional colaborador. Los primeros son responsables de todas y cada una de las áreas o temáticas de investigación cubiertas por el proyecto; los segundos, si bien pueden estar involucrados en todo el proyecto, son específicamente responsables de alguna tarea específica o una parte de la investigación llevada a cabo dentro de la organización particular a la que pertenecen, y los terceros son aquellos profesionales responsables de áreas muy específicas dentro de la investigación y en las que son considerados expertos –derechos de autor, cultura organizacional, etcétera–.

Los asociados son organizaciones que pueden ser de tres tipos: las de banco de prueba, las de recursos y las internacionales. Los asociados a banco de prueba para un proyecto son aquellas organizaciones o programas archivísticos que son utilizados como sede y/o materia de algún proyecto de investigación. Los asociados de recursos son aquellas organizaciones que cuentan con cierto grado de experiencia y/o conocimiento en todo, o sólo en parte, de algún proyecto específico de investigación y que desean compartir esta experiencia con otros investigadores proveyendo insumos de conocimiento, regularmente a través de sitios web así como de talleres y seminarios presenciales, y realizando pruebas de productos y resultados preliminares relacionadas con los proyectos. Los asociados internacionales son TEAMs de investigación regionales, nacionales o multinacionales constituidos de forma similar, y comparten los mismos objetivos, preguntas de investigación, metodologías, gobernanza, investigación y actividades de transmisión del conocimiento; todos ellos reportan y retroalimentan a una sede común repositorio en la Universidad de la Columbia Británica del Canadá y son dirigidos y coordinados por el director del proyecto InterPARES, con el apoyo del personal central del proyecto o staff.

Los ayudantes de investigación son estudiantes que forman parte integral del TEAM al que pertenecen; su tarea es realizar ciertas actividades de investigación dentro un proyecto y siempre bajo la tutela de un investigador. Por lo general son estudiantes de grado. Muchos de ellos utilizan su parte de colaboración como su proyecto de investigación de tesis.

El Grupo Interno de Logística, o staff del proyecto, incluye al grupo de personal de apoyo central del proyecto –un coordinador de proyecto y un coordinador técnico–, así como personal de apoyo en algunos de los TEAMs miembros de la Alianza Internacional; ellos son los responsables de apoyar y proporcionar los requerimientos administrativos y técnicos para el proyecto. El Coordinador del Proyecto es quien asiste de tiempo completo al Director del Proyecto y administra la infraestructura organizacional del proyecto InterPARES. Es responsable de:

  • Reportar ante el Director del Proyecto.
  • Llevar a cabo las funciones financieras y administrativas del proyecto.
  • Mantener al día la información del proyecto.
  • Editar y actualizar la información dentro del sitio web del proyecto de conformidad con las políticas del sitio.
  • Administrar los archivos del proyecto de conformidad con las políticas de administración de archivos del proyecto.
  • Facilitar la comunicación e intercambio de información entre los miembros del proyecto, la comunidad archivística y el público en general.
  • Coordinar las actividades de los ayudantes de investigación dentro de la Universidad de la Columbia Británica del Canadá.
  • Coordinar los talleres de investigación y las Reuniones Cumbre Internacionales.
  • Llevar a cabo los preparativos para los talleres, reuniones y eventos cuya sede sea la ciudad de Vancouver, Canadá.
  • Compilar y distribuir las memorias de los talleres del TEAM Canadá y de las Reuniones Cumbre Internacionales.

El Coordinador Técnico es quien asiste de tiempo completo al Director del Proyecto y al Coordinador del Proyecto, y quien administra la infraestructura técnica del proyecto InterPARES 3; es responsable de:

  • Reportar al Director del Proyecto.
  • Administrar el sitio web del proyecto de acuerdo con las políticas del sitio.
  • Diseñar, desarrollar y mantener sistemas de información accesibles vía la red para apoyar la administración, comunicación y las actividades de investigación del proyecto.
  • Apoyar con herramientas de modelado a las unidades de investigación del proyecto.
  • Mantener modelos tipo para formateo, actualización, manejo de versiones y distribución de diagramas de modelado.
  • Preservar los archivos del Proyecto InterPARES 3.
  • Facilitar el acceso a los archivos del proyecto de conformidad con las Políticas de Administración de Archivos.
  • Proporcionar apoyo y diseño gráfico para folletos, presentaciones, artículos y reportes.
  • Proporcionar apoyo a la administración de sistemas computacionales del proyecto.
  • Administrar equipo propio del proyecto.
  • Adquirir o desarrollar herramientas tecnológicas apropiadas a la administración del proyecto y sus investigaciones.
  • Capacitar a los investigadores del proyecto en el uso de sistemas de información y herramientas tecnológicas propias del proyecto.

Dentro de cada TEAM pueden existir grupos de investigación para emprender estudios generales y grupos para desarrollo de “casos de estudio”. Los primeros son grupos de investigación teórico-práctica con algún objetivo específico preestablecido. Los segundos son unidades de investigación asignadas a un caso de estudio generalmente práctico. Por lo regular, un grupo de investigación para estudios generales estará conformado típicamente por un investigador académico, un investigador adjunto y un par de ayudantes de investigación. De forma semejante, un grupo de investigación para un caso de estudio está formado por un investigador académico o adjunto, un par de ayudantes de investigación, un profesional adjunto, y los miembros de alguna organización asociada para espacio de prueba. El director de un TEAM es por lo general un investigador y tiene además como funciones:

  • Identificar potenciales estudios generales o de caso y de ser pertinentes, llevarlos a cabo.
  • Analizar y determinar hallazgos, descubrimientos y los resultados de ellos.
  • Contestar las preguntas de investigación del proyecto mundial que le fuesen enviadas específicamente.
  • Generar los productos esperados.
  • Diseminar el nuevo conocimiento hallado por su equipo.

Existe además, internamente, una especie de “Consejo de administración” denominado el Team Internacional. Éste, formado de oficio por todos los directores de cada uno de los TEAMs de la Alianza Internacional y por los Coordinadores Técnicos y de Proyecto, es presidido por el Director del Proyecto InterPARES. El Team Internacional es responsable de:

  • Determinar la dirección y ajustes del proyecto en su conjunto.
  • Establecer los métodos que serán utilizados en cada actividad de investigación.
  • Establecer los calendarios de las actividades del proyecto.
  • Revisar las investigaciones, hallazgos y productos de cada TEAM.
  • Resolver acerca de iniciativas provenientes de algún TEAM en particular.
  • Resolver sobre la creación y admisión de un nuevo TEAM a la Alianza.
  • Identificar actividades adicionales de investigación, así como sus potenciales huecos.
  • Dar por terminadas las actividades, sus hallazgos y sus productos.

Además, cada uno de los miembros del Team Internacional cubre las siguientes funciones:

  • Supervisar activamente el avance de cada investigación, los planes de proyectos futuros, y los productos e hitos relacionados con el trabajo de investigación del proyecto InterPARES.
  • Decidir acerca de cambios sobre las especificaciones originales de un estudio o sus planes.
  • Fungir como árbitro y/o negociador en cualquier conflicto o debate emanados del proyecto.
  • Reportar las actividades de investigación y los hallazgos, desarrollos y productos derivados de su TEAM y de sus correspondientes unidades de investigación; también, revisar, discutir y, si viene al caso, conciliar todo ello con los trabajos presentados por otros miembros.
  • Integrar las directrices del TEAM internacional dentro de las actividades de su TEAM local.
  • Asignarles tareas y responsabilidades a los miembros de su TEAM local.
  • Asistir a las dos reuniones anuales o designar representante en su lugar.
  • Organizar alguna reunión cumbre internacional de otoño o una “minicumbre” internacional de primavera de forma sincronizada con algún congreso internacional dentro de la región geográfica de su TEAM local.
  • Identificar oportunidades de diseminación de información y de difusión del proyecto dentro de la región geográfica de su TEAM.

Diseño multi-metodológico

En términos generales las aproximaciones metodológicas han llevado a investigaciones teóricas e investigaciones aplicadas a través de casos de estudio. En cada caso, las investigaciones podrán ser llevadas a cabo utilizando los métodos y herramientas que cada TEAM correspondiente considere más apropiados para ello. Entre las metodologías que ya han sido utilizadas se observan: modelado, elaboración de prototipos, análisis archivístico y diplomático, revisiones bibliográficas, casos de estudio, etcétera. Obviamente, cada investigación debe desarrollarse a partir de preguntas por resolver planteadas previamente, así como por otros instrumentos ya desarrollados por el TEAM Internacional.

Transferibilidad

El objetivo ulterior del proyecto consiste en la preservación archivística de naturaleza digital, en lo referente al desarrollo de sistemas para elaborar y mantener documentos de archivo confiables, así como sistemas de preservación de esos documentos que aseguran su autenticidad a lo largo del tiempo. Ello implica que el trabajo desarrollado durante el proyecto en sus variadas áreas disciplinarias debe ser, en primera instancia, traducido y ligado constantemente a términos y conceptos archivísticos. Éstos son los cimientos sobre los cuales se basa la construcción de sistemas dirigidos a la preservación documental. En segunda instancia, debe llevarse el conocimiento derivado de las investigaciones al contexto específico y adecuado; es decir, contextualizar los resultados al entorno de su TEAM. No obstante, al momento de completarse cada investigación, los descubrimientos archivísticos deben hacerse accesibles y comprensibles para sus creadores, y para las organizaciones, instituciones y los investigadores académicos. Dicho de otra forma, los resultados de las investigaciones deben ser traducidos de nuevo al lenguaje y terminología de cada una de las disciplinas que requiere hacer uso de ellos. En tercera instancia, los resultados deben redactarse y distribuirse de tal forma que permitan, en su caso, ser reaprovechados y reutilizados por TEAMs u otras organizaciones ajenas al contexto original, y convertirse así en tecnología transferible. Los beneficiarios de este nuevo conocimiento producido por el proyecto y diseminado de esta forma serían entonces:

  • Las organizaciones, unidades, programas, etcétera, de tamaño pequeño o medio, públicas o privadas –a quienes, en este documento, denominaremos simplemente como “archivos” de aquí en adelante–.
  • Los archivos dotados de pocos recursos.
  • Los creadores de documentos archivísticos para quienes esas organizaciones representan a su preservador designado.
  • Los archivistas o archivónomos, o cualquier otro profesional que tenga la responsabilidad de asegurar la preservación de archivos digitales auténticos y permanentes.
  • La comunidad internacional dedicada a la preservación digital.
  • Las comunidades legales.
  • Las autoridades competentes.
  • Los investigadores de todas las disciplinas.
  • Los educadores y capacitadores involucrados con estas actividades.
  • El personal técnico de tecnologías de información y comunicaciones.
  • El público en general.

AMPLIA DIVULGACIÓN DE RESULTADOS

Derivado del principio de transferibilidad, el proyecto InterPARES ha fomentado la creación de trabajos académicos de autoría original, innovadores y bajo los principios de libre expresión e intercambio de las ideas, y se propone divulgarlos de la forma más amplia posible. Por ello, desde la primera etapa del proyecto InterPARES se ha tratado de hacer el máximo esfuerzo para divulgar al público los trabajos emanados del mismo, tan rápido como sea posible y guardando un adecuado equilibrio con el derecho de los investigadores para desarrollar, sintetizar, evaluar y formalizar sus descubrimientos y resultados previos a su publicación. El sitio web del Proyecto InterPARES es su sitio oficial y el medio de publicación documental del Proyecto. El sitio web oficial del Proyecto InterPARES se ubica en el dominio: http://www.interpares.org. Este sitio es una denominación que abarca colectivamente todo un conjunto de archivos digitales estáticos (documentos html, imágenes, archivos pdf, presentaciones ppt, archivos de texto, etcétera), proporcionados por los miembros internacionales del proyecto para ser vistos. En este sitio existe una zona de documentos de uso restringido sólo para los miembros del proyecto y un área abierta totalmente al público. Toda la información y documentos disponibles en el área pública del sitio web están puestos ahí con el propósito de que exista el más libre acceso y la más amplia distribución y uso de las ideas y los contenidos. Tanto el público como los miembros del proyecto están en plena libertad de citar y distribuir los materiales allí encontrados. La zona de información restringida a miembros del proyecto tiene como finalidad distribuir internamente la información provisional y documentos de trabajo entre los miembros del proyecto para su uso y tratamiento interno.

Por su propia naturaleza, el sitio web de InterPARES y sus contenidos están sujetos a revisiones y actualizaciones permanentes. No obstante, con objeto de guardar la huella en cada etapa una versión del sitio web previa a cada reunión cumbre, ha sido capturada y almacenada. Para facilitar la discusión acerca de actividades de investigación, más allá de los talleres de investigación, los investigadores, ayudantes y miembros del proyecto tienen acceso a un sistema de mensajería electrónica local y restringido –una Intranet–, que les permite subir y descargar mensajes y documentos. Cada TEAM de la Alianza Internacional puede contar además dentro del sitio web del proyecto con una zona exclusiva, un sitio web local con secciones públicas y de acceso restringido. Cada uno de estos sitios web particulares de cada uno de los TEAMs de la Alianza Internacional provee la información pertinente y específica acerca de las actividades y responsabilidades de ese TEAM local dentro del proyecto internacional. Por ejemplo, el TEAM México tiene su zona dentro del sitio web en servicio desde el 2009, además de una versión local dentro del sitio web del IIBI: http://iibi.unam.mx/archivistica. Todas las publicaciones se hacen en el idioma original del TEAM y se envía una copia en inglés al sitio web del proyecto para su “registro” central.

Este aspecto de las publicaciones es uno de los más sensibles en todo proyecto multinacional, colaborativo y con transferibilidad. Por ello, se desarrollaron específicamente procedimientos para publicar los resultados del proyecto. Estos procedimientos relacionados con los resultados de las investigaciones pretenden:

  • Impulsar la investigación y la innovación.
  • Proporcionar medios para prevenir, especificar y solventar cuestiones relativas a la propiedad intelectual de los trabajos publicados y a algún otro eventual beneficio.
  • Crear los medios para facilitar el acceso y uso público de los resultados de las investigaciones del proyecto.

Por su misma naturaleza colaborativa y multinacional, fue de suma importancia normar y describir perfectamente las reglas para las publicaciones dentro del proyecto; éste puede ser uno de los aspectos más sensibles del mismo ya que si se omite puede crearse confusión, traslape, falta de normalización en las publicaciones, conflictos entre autores, etcétera; por lo tanto, éste fue un factor clave en el éxito del proyecto. En términos generales, estos procedimientos comienzan con el que es utilizado para someter, aprobar y publicar cada documento oficialmente dentro del proyecto. Contienen además la Guía para Publicar, la Guía para la Investigación Colaborativa, la Guía para los Autores, las especificaciones técnicas y visuales del sitio web del proyecto, etcétera. No es propósito de este documento describirlas aquí con detalle; todas existen publicadas. Simplemente, como ejemplos de sus contenidos, menciono que en ellas se especifica que todas las fuentes de financiamiento público o privado –donativos, apoyos, contratos– deben ser agradecidos apropiadamente en la publicación correspondiente; por lo mismo, no se aceptarían dentro del proyecto donativos o contratos que restrinjan o prohíban la publicación de hallazgos y resultados. Se especifica también que los investigadores deben estar al tanto de que los derechos de patentes pueden verse afectados por la divulgación y, por consecuencia, decidir hasta dónde publicar. En los procedimientos se detallan el Formato Para la Nota Autoral, especificaciones y recomendaciones acerca de la propiedad intelectual y derechos de autor relacionados con las instituciones de origen de los autores, para no entrar en conflicto o duplicaciones; y pueden verse también las Políticas de Administración y Manejo de Archivos del proyecto. Se contemplan las políticas relativas a los aspectos de protección de datos, los cuales deben satisfacer las regulaciones de sus respectivas instituciones y jurisdicción legal. Finalmente, se especifican algunas normatividades con respecto a la “imagen visual” de los documentos emanados del proyecto, a fin de mantener una “imagen corporativa” homogénea dentro de los documentos del mismo.

El principal documento que contiene lo mencionado anteriormente es el denominado Política Organizacional;(3) existen más documentos donde vienen algunos otros elementos enunciados previamente los cuales se enlistan en la bibliografía.

REUNIONES Y TALLERES DE INVESTIGACIÓN

Existen dos categorías de Reuniones de Investigación: Reuniones Cumbre Internacionales y Talleres de TEAMS de Investigación Nacionales / Multinacionales. Ambas son bianuales y se alternan cada año. Los propósitos de las Reuniones Cumbre Internacionales son:

  • Establecer planes y proyectos específicos de investigación.
  • Determinar actividades de investigación.
  • Discutir los avances de las investigaciones.
  • Encauzar la dirección de la investigación de manera adecuada.
  • Compartir los hallazgos y, en su caso, conciliarlos.
  • Decidir acerca de actividades de divulgación.
  • Deliberar sobre cualquier asunto llevado a la atención del evento por el Director del Proyecto o por algún miembro de la Alianza Internacional.

Los propósitos de los Talleres de TEAMS de Investigación son:

  • Ofrecer a todos los investigadores de los TEAMs, asociados y ayudantes de investigación la oportunidad de debatir académicamente, logrando así el desarrollo de nuevo conocimiento.
  • Revisar y discutir estudios de caso y estudios generales de investigación, actividades, hallazgos y productos.
  • Distribuir adecuadamente tareas y responsabilidades.
  • Realizar actividades de investigación que requieran de la presencia física simultánea de miembros de algún o algunos TEAMs, por ejemplo, la modelación.

Se llevan a cabo dos reuniones anuales: una reunión local de cada TEAM, la cual se realiza en primavera, precediendo a un Simposio de primavera, y una Reunión Cumbre Internacional completa de tres días en el otoño. Estas reuniones internacionales serán organizadas por un TEAM en particular de la Alianza Internacional, en la sede que ellos designen. Cualquier TEAM que sea sede de la reunión de otoño puede a voluntad organizar un simposio, taller o conferencia paralelo en su lugar de origen con fines de divulgación del proyecto. En este caso, los miembros de los otros TEAMs internacionales que así lo deseen pueden participar como ponentes en estos eventos paralelos. Estas formas de divulgación son diferentes de los otros congresos y eventos que la Alianza Internacional organizará ex profeso para divulgar sus conocimientos a nivel mundial.

Los Talleres de los TEAMs de Investigación son acordados para llevarse a cabo en primavera. Es deseable que todos los TEAMs lleven cabo sus correspondientes talleres locales en fechas cercanas para que los trabajos de investigación progresen en forma paralela y para que la producción de materiales sea comparable en cantidad, tipo y grado de desarrollo. De manera típica, un taller de este tipo dura entre tres y cinco días, dependiendo de la cantidad de material que deba ser revisado y de las decisiones ulteriores sobre éste.

CONCLUSIONES

Como ha podido observarse, la construcción de un proyecto de investigación colaborativo, multinacional, transdisciplinario, no se reduce simplemente a realizar el típico protocolo de investigación con sus objetivos, metodología, marco teórico, etcétera, y tratar de extrapolarlo geográficamente. Por su misma naturaleza, es todo un proyecto que debe ser planeado, diseñado y construido minuciosamente desde múltiples facetas. Ha podido verse que existen numerosos aspectos que deben ser considerados, discutidos y pactados de antemano entre todas las partes involucradas para su correcto y armónico funcionamiento. Todo ello, además, debe ser claramente escrito y publicado internamente para su cabal conocimiento dentro de todos los miembros del grupo. Nada se deja por sentado y acordado verbalmente.

Si bien un proyecto de esta naturaleza es más complejo de construir y administrar que un proyecto personal o grupal, paga con creces este precio. Los esfuerzos de investigación en una estructura de este tipo no se suman, se multiplican. Bien llevado, la visibilidad del proyecto crece notoriamente y es más fácil conseguir más adelante nuevos patrocinios, investigadores y/o grupos que deseen añadirse al mismo. Sus resultados se divulgan más rápidamente, tienen más impacto y más probabilidades de convertirse en referentes sobre el tema. En lo personal, el intercambio de ideas e interacción con un grupo tan numeroso y heterogéneo de expertos, lo variado de las temáticas, contextos y visiones, enriquece de una manera inusitada el trabajo de todos los involucrados en este tipo de proyectos, independientemente de su papel dentro del mismo. Por supuesto que implica más responsabilidades para todos los integrantes: significa poder trabajar en equipo, seguir planes y tiempos preestablecidos, cumplir metas y plazos, seguir estándares; elementos a los que no todos los investigadores están acostumbrados. No significa que sea un mejor o peor método de investigación: simplemente es diferente y muy rentable. Pero es necesario reflexionar en que si se trata de emprender grandes proyectos y de plantearse ambiciosas metas investigativas, ésta es una de las pocas opciones existentes en este mundo globalizado, en esta “sociedad del conocimiento” actual, en la que uno de sus atributos fundamentales consiste en privilegiar el trabajo colectivo sobre la competencia individual. A menos que se cuente con grandes fondos, con notables patrocinios, es una de las opciones que deben ser consideradas si se desea construir proyectos de cierta envergadura y trascendencia con eficiencia además de eficacia, más allá de los proyectos de investigación personal. El Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y de la Información, en ésta su nueva versión como instituto, requiere forzosamente de plantearse proyectos más ambiciosos y trascendentales. La fórmula anterior no es la única posible, pero sí una de las más probadas y utilizadas en la actualidad para este tipo de investigaciones, y debe ser considerada como una de las posibles alternativas para contender con los nuevos compromisos que su calidad de Instituto impone a nuestro quehacer.

agendas investigacion bibliotecologia Proyecto Interpares Juan voutssas figura
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  1. The Preservation of the Integrity of Electronic Records, disponible en: http://www.interpares.org/UBCProject/index.htm
  2. Todo proyecto transdisciplinario es por definición disciplinario, interdisciplinario y multidisciplinario, véase: Charter of Transdisciplinarity, disponible en: http://nicol.club.fr/ciret/english/charten.htm.
  3. Interpares 3: Política Organizacional, Versión final 2.0. Diciembre 2007, actualizado: septiembre 2008. Versión en español traducida por el TEAM México, disponible en: http://iibi.unam.mx/archivistica/mex_politica_organizacional_2_0.pdf.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

InterPARES 3: Política Organizacional”, Versión final 2.0., Diciembre, 2007, actualizado en septiembre, 2008, Versión en español traducida por el TEAM México, disponible en: http://iibi.unam.mx/archivistica/mex_politica_organizacional_2_0.pdf.

InterPARES 3: Marco Teórico”, Versión 2.0., Septiembre, 2008, Versión en español traducida por el TEAM México, disponible en: http://iibi.unam.mx/archivistica/mex_marco_teorico_v2.pdf

InterPARES 3: Metodología Para los Casos de Estudio”, Versión 1.0., Mayo, 2009, Versión en español traducida por el TEAM México, disponible en: http://iibi.unam.mx/archivistica/mex_metodologia_casos_estudio.pdf

InterPARES 3: Principios Metodológicos”, Versión 1.0., Mayo, 2009, Versión en español traducida por el TEAM México, disponible en: http://iibi.unam.mx/archivistica/mex_principios_metodologicos.pdf

InterPARES 3: Objetivos y Metas”, Versión 1.0., Mayo, 2009, Versión en español traducida por el TEAM México, disponible en: http://iibi.unam.mx/archivistica/mex_objetivos.pdf

InterPARES, Sitio Oficial del Proyecto, disponible en: http://www.interpares.org/ip3/ip3_index.cfm

InterPARES, Sitio del proyecto dentro de la página de archivística del IIBI, disponible en: http://iibi.unam.mx/archivistica, dentro de la sección marcada “InterPARES”.